A Lello, empresa de administração de condomínios do Estado de São Paulo, desenvolveu o primeiro sistema de prestação de contas digital para condomínios do Brasil.
Com a inovação, a empresa, que gerencia 1,7 mil empreendimentos onde residem 330 mil pessoas e trabalham 10,2 mil funcionários, cria um diferencial único por meio de uma plataforma inédita no mercado imobiliário que traz mais qualidade e agilidade na prestação de contas mensal, principal produto entregue por uma administradora a síndicos e conselheiros.
Pela nova ferramenta, que oferece login e senha individuais, tudo é mostrado online e de forma detalhada para síndicos e conselheiros: receitas do condomínio, pagamentos das despesas com pessoal, dos serviços terceirizados, das contas de água, energia elétrica e gás e das empresas de manutenção e conservação, além de tributos e taxas e das despesas extraordinárias.
É possível clicar em links para arquivos em extensão pdf que mostram os comprovantes de depósitos e transferências dos pagamentos efetuados, além das notas fiscais emitidas por fornecedores do condomínio, concessionárias de água e luz e pelas prefeituras, no caso de tributos, por exemplo.
Em relação às despesas com pessoal, que respondem por 45% a 50% dos gastos de um condomínio, são lançados na prestação de contas digital da Lello os holerites dos funcionários e os comprovantes e notas fiscais relativos ao pagamento de vale-transporte, ticket-refeição, assistência médica, cesta básica e contribuições assistenciais.
Há, ainda, um campo para envio de dúvidas e questionamentos sobre a prestação de contas, respondida por um consultor da Lello em no máximo 72 horas. Os conselheiros podem recomendar a aprovação e o síndico, aprovar a prestação de contas de forma interativa.
A empresa também pretende, com a nova ferramenta, organizar e otimizar os processos operacionais internos, aumentar a retenção de clientes em 20%, ampliar o número atual de fechamento de novos contratos em 150 por ano e reduzir custos com impressão e aluguel de espaço para armazenamento de documentos. Cerca de 600 mil folhas deixarão de ser impressas por mês.
O investimento foi de R$ 1,5 milhão no desenvolvimento do banco de dados, design, programação e treinamento de equipe, ao longo de 10 meses. No total, 150 profissionais da empresa foram envolvidos na implantação do projeto, sempre com o foco de oferecer mais solução e interatividade ao cliente.
Atualmente, com a prestação de contas impressa e encaminhada em pasta por malote (ela também pode ser digitalizada e gravada em um CD), os questionamentos e dúvidas dos síndicos e conselheiros chegam a levar quatro meses para retornarem à Lello, pois a pasta precisa passar pela análise de todo o conselho. Com a introdução da prestação digital e interativa, o processo será muito mais rápido e menos burocrático.
A nova ferramenta também permitirá a inclusão de mais condomínios por carteira e o replanejamento do padrão de atendimento prestado aos síndicos pelos consultores da empresa, que poderão ficar mais focados na discussão de planejamento financeiro de longo prazo, formação de fundos de reserva para retrofit (cada vez mais importante especialmente na capital paulista, em que os prédios estão envelhecendo), valor de metro quadrado e ações para orientar, valorizar e otimizar a gestão dos condomínios.
“Trata-se de uma verdadeira revolução em nosso mercado. A prestação de contas digital é a grande aposta como diferencial de mercado da Lello e reafirma seu compromisso com a inovação para atender seus clientes e expandir sua liderança na área de administração de condomínios.”, diz Angélica Arbex, gerente de Relacionamento com o Cliente da Lello Condomínios.
“Não há outro caminho para uma empresa prestadora de serviços que aposta no relacionamento com o cliente como sua maior arma de crescimento. Ou você investe em produtos e serviços que transparecem a sua prestatividade e a sua constante presença na solução de problemas e apoio ao cliente, ou você não se perpetua. As promessas vazias não constroem relacionamentos duradouros”, conclui Angélica.
Inicialmente o sistema de prestação de contas digital da Lello estará disponível para computadores e tablets, mas em breve a empresa também terá uma versão de aplicativo para smartphones.
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