Os condomínios residenciais de São Paulo devem planejar desde já a execução da agenda de rotinas para 2015. Essas tarefas sazonais, que se repetem anualmente, são fundamentais para o bom funcionamento do empreendimento. São obrigações importantes tanto no que se refere à entrega de documentos, manutenção periódicas e agenda de compromissos.
No que se refere à documentação legal, é importante que o síndico aproveite dezembro e as primeiras semanas de janeiro para a organização da papelada, já que logo em fevereiro é o momento de entregar a Dirf (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) para a Receita Federal, com informações sobre imposto de renda e retenções. Síndicos e funcionários do prédio devem receber no segundo mês do ano o Informe de Rendimentos para que possam preencher suas declarações de Imposto de Renda.
Já em março, os condomínios devem entregar a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) de todos os funcionários para o Ministério do Trabalho. “É importante cuidar de tudo com muita antecedência para não atrasar a entrega da documentação e evitar problemas”, alerta Angélica Arbex, gerente de Relacionamento da Lello Condomínios.
Em relação à manutenção do condomínio, Angélica diz que é importante programar a realização anual de uma vistoria predial em prédios com mais de cinco anos de existência, para identificar eventuais problemas de infraestrutura. O trabalho deve ser feito preferencialmente em abril, antes do período de obras, por equipe especializada em engenharia. Também em abril também ser providenciada uma das duas dedetizações e desratizações anuais recomendáveis para condomínios.
O mês de maio, após encerrada a época de chuvas, é um período propício para a realização de obras como reparos, impermeabilização, pinturas e restauração de fissuras. Já em junho a administradora orienta que os síndicos encaminhem funcionários para cursos de capacitação, especialmente em segurança, visando preparar o condomíniopara o período de férias, quando muitos apartamentos ficam vazios e o risco de arrastões aumenta. Também em junho é recomendável planejar as atividades para as crianças que permanecerão no condomínio em julho, mês de férias escolares.
Em julho é fundamental reforçar as medidas de segurança, alertando moradores e funcionários. Já agosto é o último mês para a dispensa de funcionários em condomínios de São Paulo, com aviso prévio em setembro, já que em outubro, mês de dissídio dos trabalhadores, não é possível demiti-los. Também em agosto é recomendável aproveitar o tempo ainda frio para realizar a manutenção anual da piscina, pouco ou quase nada usada neste período.
Setembro, mês de início da primavera, é mês para trabalhar as áreas verdes do condomínio, com cuidados mais intensos com a jardinagem. Em outubro o condomínio deve providenciar nova dedetização e desratização, além de limpeza da caixa d’água, para que a água do prédio esteja com boas condições no verão.
Já em novembro é importante providenciar a manutenção dos para-raios do condomínio, pela proximidade da época de chuvas, além de planejar a decoração de Natal. Por fim, em dezembro, o condomínio deve planejar as férias dos funcionários no ano seguinte, para saber quem irá folgar em qual data, realizar nova campanha de segurança por conta das férias de janeiro e encaminhar aos condôminos o boleto da cota condominial de janeiro, para que os moradores possam programar seu pagamento antes do período de férias.
A gerente de Relacionamento da Lello alerta, ainda, para a realização da Assembleia Geral Ordinária (AGO), que pode acontecer em qualquer época do ano para a discussão de temas como a eleição desíndico, aprovação da prestação de contas do ano anterior e votação do orçamento do exercício seguinte.
Segundo Angélica, é muito importante que o síndico planeje com antecedência a realização da assembleia, reunindo as informações necessárias e mobilizando os moradores. “Uma previsão orçamentária adequada é fundamental para garantir o cumprimento do plano de trabalho do condomínio e a cobertura de todos os custos operacionais com trabalhadores e prestadores de serviços”, conclui.
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